Personuppgifter och integritet
När du blir medlem, deltar i aktiviteter eller kontaktar Frövi Judo behöver vi hantera personuppgifter. Här beskriver vi vad uppgifterna används till och vilka system som används i verksamheten.
Vem ansvarar för uppgifterna?
Frövi Judoklubb är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som klubben bestämmer ändamål och medel för.
Har du frågor om hur klubben hanterar dina uppgifter? Mejla [email protected] .
Vad använder vi personuppgifterna till?
- Administrera medlemskap, träningsgrupper och anmälningar.
- Hantera avgifter och betalningar.
- Kommunicera med medlemmar, vårdnadshavare och andra kontakter.
- Administrera deltagande i tävlingar och läger.
- Registrera närvaro och ta fram underlag för ansökan, redovisning och kontroll av statligt och kommunalt lokalt aktivitetsstöd, LOK-stöd.
Beroende på ändamålet kan det exempelvis handla om namn, personnummer eller födelsedatum, kontaktuppgifter, uppgifter om vårdnadshavare, grupptillhörighet, deltagande och närvaro, betalningsinformation samt tävlingsuppgifter.
System och mottagare
SportAdmin
Vi använder SportAdmin för föreningsadministration, bland annat medlems- och grupphantering, anmälningar, närvaroregistrering, underlag för LOK-stöd, aviseringar och kommunikation. Klubbens hemsida hanteras också i SportAdmin.
Microsoft 365
Vi använder Microsoft 365 för klubbens e-post och SharePoint för dokumenthantering och samarbete. Personuppgifter kan därför finnas i mejl och i dokument som används för att administrera verksamheten.
Vi använder även Microsoft Forms för vissa intresseanmälningar och beställningar.
Smoothcomp
Vi använder Smoothcomp, som används inom Svenska Judoförbundets tävlingsverksamhet, för bland annat tävlingsanmälningar och hantering av deltagande. Uppgifter kan behöva delas med tävlingsarrangörer och andra berörda inom tävlingsverksamheten.
Tävlingsinformation, exempelvis namn, klubb, tävlingsklass, lottning och resultat, kan vara offentligt tillgänglig på plattformen.
Smoothcomp ansvarar också för egen behandling av personuppgifter enligt sin integritetspolicy. Läs Smoothcomps integritetspolicy →
Riksidrottsförbundet och kommunen – LOK-stöd
Klubben registrerar deltagande i aktiviteter och behandlar personuppgifter för att ansöka om och redovisa statligt och kommunalt LOK-stöd.
Uppgifter som behövs för stödhanteringen kan lämnas till Riksidrottsförbundet och den kommun som handlägger respektive stöd. Det kan omfatta identitetsuppgifter, ålder, ledaruppgifter och uppgifter om aktiviteter och närvaro, beroende på stödets krav.
Underlag kan också behöva lämnas vid uppföljning och kontroll av ansökningar och beviljade stöd.
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter ska inte sparas längre än vad som behövs för ändamålet. Lagringstiden beror på vad uppgifterna används till och vilka krav som gäller, exempelvis för bokföring och underlag för aktivitetsstöd. Att ett medlemskap avslutas innebär därför inte att alla uppgifter omedelbart kan raderas.
Dina rättigheter
Du kan kontakta oss för att få information om vilka personuppgifter klubben behandlar om dig och begära att felaktiga uppgifter rättas.
Beroende på behandlingen och dess rättsliga grund kan du också ha rätt till radering, begränsning, dataportabilitet och att invända mot behandlingen. Om behandlingen bygger på samtycke kan du återkalla det. Rättigheterna gäller med de förutsättningar och undantag som följer av dataskyddsreglerna.
Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY om du anser att dina personuppgifter hanteras felaktigt.
Kontakta oss om personuppgifter
Ange gärna att ditt ärende gäller personuppgifter. Skicka inte känsliga uppgifter i ditt första mejl. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.
[email protected]
